Juist op de werkvloer speelt communicatie een cruciale rol. Als we elkaar beter begrijpen gaat alles sneller, makkelijker en maken we minder fouten. Naast duidelijker schrijven en praten, is er nog een manier om communicatie te verbeteren: zakelijk tekenen.
Begrijpelijker communiceren met beelden
Door ook visueel te werken en communiceren kun je je sterker uitdrukken en beter overbrengen wat je bedoelt. Zie het als een extra taal die je beheerst. Met zakelijke tekeningen zet je je gesproken en geschreven woorden kracht bij. Maar hoe kun je zakelijk tekenen gebruiken op je werk?
Toepassingen zakelijk tekenen op de werkvloer
Eigenlijk kun je zakelijk tekenen toevoegen aan alles wat je normaal in gesproken of geschreven woorden zou doen. Het is puur een kwestie van doen, durven en er een gewoonte van maken. Heb je nog geen idee? Laat je dan inspireren door de onderstaande 5 praktische toepassingen die in elk bedrijf toepasbaar zijn:
1. Sketchnotes
Visuele aantekeningen op kleine formaat noem je sketchnotes. Waar je normaal lineair schrijft (van boven naar beneden), werk je in sketchnotes ruimtelijk (alle kanten op) en het liefst in een notitiebook zonder lijntjes of digitaal op een tablet. Zo kun je veel beter structuur aangeven (wat hoort bij elkaar, wat is het belangrijkste, hoe is de volgorde). Daarmee krijg je een helder overzicht.
Sketchnotes bestaan uit woorden en kleine tekeningen, die elkaar versterken. De tekeningen zijn vaak eenvoudig: simpele iconen en symbolen. Dus je hoeft geen geweldig tekentalent te zijn. Als je jouw sketchnote ziet, weet je direct weer waar het over gaat en kun je het ook makkelijker navertellen aan een ander. Want juist door de handeling van het verwerken van de informatie tot de sketchnote, blijft het veel sterker verankerd in je geheugen.
2. Visuele poster
In de meeste kantoren staan flipcharts, maar echt effectief worden ze niet gebruikt. Dat is jammer! Want juist de flipchart is zo geschikt voor visueel werken. In plaats van de losse half leesbare krabbels en standaard bulletpoints kun je er iets aantrekkelijks en duidelijks van maken als je er een klein beetje moeite in stopt. Vraag jezelf af wat het belangrijkste is wat je wil overbrengen. Dat is de inhoud. Vervolgens denk je na over de vorm. Is er een thema of passende metafoor die je kunt gebruiken? Of kun je symbolen bedenken die goed aansluiten bij de inhoud?
De informatie die mensen als eerste moeten zijn, maak je het grootst (bijvoorbeeld het woord ‘agenda’). De rest van de informatie maak je wat kleiner (zoals de agendapunten). Zo creëer je gelaagdheid. Denk ook na over passende kleuren, passend bij de organisatie, het thema of de situatie.
3. Tekenen in een gesprek
Vaak denken we dat we elkaar begrijpen, maar hebben we beide toch een heel ander plaatje ervan in ons hoofd. Met alleen praten of schrijven kom je daar niet achter. Maar als je beide achter hetzelfde vel papier zit, waarop je uittekent hoe jij de situatie ziet, weet je direct of je op 1 lijn zit. Aan de hand van het gesprek kun je de tekening ter plekke aanpassen zodat je een beeld krijgt waar jullie beide achter staan. Op deze manier ontstaan goede gesprekken zonder misvattingen en voorkom je miscommunicatie.
4. Praatplaat en roadmap
Een praatplaat is een wat grotere tekening die van tevoren is voorbereid om informatie uit te leggen of te dienen als gespreksstarter. Bijvoorbeeld om te laten zien hoe een proces werkt, wat de missie of visie van een bedrijf is of wat er gebeurt in welke fase van een project. In één oogopslag zie je de belangrijkste elementen en snap je hoe dingen zich met elkaar verhouden. Niet alle informatie staat hierop. De tekening geeft de grote lijnen weer die dan weer in een gesprek of presentatie kunnen worden toegelicht.
Een roadmap is ook een voorbeeld van een praatplaat. Het laat zien welke stappen je moet nemen om bij het doel te komen. Het geeft een goed overzicht van de weg naar de stip op de horizon zodat mensen weten waar ze onderdeel van uitmaken.
Een praatplaat of roadmap maken vergt wel wat voorbereiding. Je moet knopen doorhakken over wat je wel en niet laat zien, wat de belangrijkste informatie is en welke vorm en structuur het meest geschikt is. Meestal gaat zo’n tekening door een aantal iteraties voordat hij echt klopt. Belangrijk in dit proces is om feedback te vragen. Hoe zien anderen de tekening, begrijpen ze wat je probeerde over te brengen en welke vragen hebben ze erover?
In de schetsfase is het fijn om op papier te werken. De uiteindelijke praatplaat of roadmap maak je het liefst digitaal op een tablet of Wacom, zodat je later makkelijk nog iets kunt aanpassen. Handige programma’s voor zakelijk tekenen zijn Procreate, Adobe Fresco (of Ilustrator, Photoshop, Draw) en Concepts.
5. Brainstorm en creatieve samenwerking
Zitten in een vergaderkamer, spoort niet aan tot actief en creatief zijn. Je wil mensen losschudden en buiten de gebaande paden laten denken! Visueel werken moedigt mensen aan om op elkaars ideeën te bouwen, te associëren en met een frisse blik naar dingen te kijken. Zie het als ‘denken met je handen’. Je maakt ideeën zichtbaar en tastbaar en gebruikt het papier en de stiften als functionele tool om te brainstormen. Het hoeft niet heel netjes. Er mag in gekrast en gescheurd worden! Gebruik post-its en andere accessoires om mensen actief te maken. Tijdens het werk hebben ze het over de inhoud. Hoe zij het zien, wat de verschillen zijn en waarom. Zo ontstaat meer begrip en samenwerking.
Boekentip/site: Gamestorming (.com) heeft een flink aanbod van visuele werkvormen om mensen op een andere, visuele manier samen te laten werken.
Ook templates zijn heel geschikt voor op de flipchart. Je kunt de outlines voorbereiden en de inhoud ter plekke invullen aan de hand van de bijeenkomst. Je maakt voor een brainstorm bijvoorbeeld een duidelijke titel met daaronder een aantal grote wolken en maakt de witruimte rondom mooi lichtblauw met Pan Pastel. De wolkjes zou je kunnen labelen met een categorie waar nodig. Vervolgens vraag je om de mensen op post-its hun ideeën op te schrijven. Na de eerste ronde selecteer je de post-its, en vraag je mensen naar details. Vervolgens doe je nog een ronde met post-its zodat mensen specifieker kunnen worden. Vervolgens maak je een aantal groepen die ieder een wolk beheren, een definitieve selectie van ideeën maken en die presenteren.
Training zakelijk tekenen als basis
Uit het niks beginnen met zakelijk tekenen is een behoorlijke uitdaging. Een training zakelijk tekenen geeft je een goede basis. Lees hier meer over de training. Je leert de belangrijkste uitgangspunten en elementen van zakelijk tekenen, gaat veel oefenen en krijgt veel handige tips & tricks van een ervaren zakelijk tekenaar. Ook leer je op een andere manier tegen dingen aan te kijken en gericht naar informatie te luisteren, te filteren en organiseren. Daarna pas je je nieuwe vaardigheid direct toe op een praktijkopdracht en zie je letterlijk je vooruitgang.
Het leukste is natuurlijk om zo’n training zakelijk tekenen met een hele groep te doen. Je afdeling of team. Dan krijgt het meteen wat voeten aan de grond in de organisatie en kun je als ‘ambassadeurs’ andere collega’s enthousiasmeren om ook de stiften op te pakken. Op die manier normaliseer je visueel communiceren op de werkvloer, wordt het een standaard onderdeel in de organisatie en kunnen mensen effectiever met elkaar communiceren.
Probeer het! Bij zakelijk tekenen gaat het niet om perfectie, maar om effectiviteit. Zelfs de meest ruwe tekening voegt iets toe. En je zal zien, hoe vaker je het gebruikt, hoe sterker je tekeningen worden. Het is echt een kwestie van doen.
Heb je al eens een training gevolgd en loop je tegen dingen aan of gaat het maar niet zoals je het wil? Ik help je graag (verder) op weg. Of ben je begonnen aan een praatplaat, maar voel je je nog niet zeker genoeg om hem echt uit te werken? Dan kan ik je helpen.
Je bereikt me via